Administrace projektu s podporou IS Monitoring

Druhým krokem k úspěšné realizaci projektu financovaného z prostředků strukturálních fondů EU je jeho bezchybná administrace.

K administraci projektu nabízíme pronájem informačního systému, který jsme vyvinuli na základě zkušeností z monitoringu a administrace 33 projektů realizovaných v oblasti neinvestičních fondů naším sdružením, ale především z  velkého systémového projektu ITP v hodnotě cca 600 mil. Kč, realizovaného v období let 2006 – 2008 z prostředků ESF Ministerstvem práce a sociálních věcí.

Administrace s využitím této služby Vám umožní

• Správu lidských zdrojů (zaměstnanců, pracovních smluv) a jejich vazbu na výdaje projektu.
• Práci s rozpočtem (správa změn rozpočtu), včetně možnosti převodu na strukturu dané organizace (například státního rozpočtu).
• Správu aktivit, činností a harmonogramu.
• Rychlou komunikaci pomocí interního poštovního klienta.
• Zpracování pracovních výkazů a služebních cest s kontrolou vzájemných vazeb.
• Správu dodavatelů, dodavatelských smluv ve vazbě na povinné limity při výběru dodavatelů.
• Správu výdajů (mzdy, cestovní náhrady, ostatní náklady) a příjmů.
• Zpracování a tisk monitorovacích zpráv včetně příloh.
• Správu monitorovacích indikátorů.
• Formální kontrolu vazeb výdajů a příjmů.
• Formální kontrolu vazeb v rozpočtu včetně kontroly překročení stanovených limitů.
• Práci s doplňujícími tiskovými kontrolními reporty.
• Práci s tiskovými „manažerskými“ reporty.
• Párování výpisů z projektového účtu na výdaje projektu.

Součástí služby je

• Technická podpora provozu IS.
• Hot-line služba sloužící k efektivnímu využívání systému.
• Úprava IS dle potřeb realizátora projektu vycházejících z platné příručky pro příjemce.
• Uživatelská příručka.
• Proškolení uživatelů.

Hlavní přínos

• Zefektivnění využití času snížením pracnosti ze strany realizátora projektu.
• Uskutečnění formální kontroly pomocí systému a s tím související úspora času realizačního týmu.
• Vyloučení formálních chyb.
• Jednou zadaná data mohou být kdykoliv využita pro následující potřeby bez dalšího časového zatížení.
• Zvýšení efektivity řízení a administrace projektů EU a maximalizace uznatelnosti výdajů.
• Zefektivnění komunikace a urychlení odstraňování nedostatků.

Tato služba byla významně oceněna i auditorskými firmami provádějící závěrečné audity projektů a rovněž kontrolory EU.

„Za zásadní změnu považujeme skutečné zavedení „monitoringu projektu prostřednictvím IT“. Bez této změny by nebylo dle našeho názoru možné úspěšně dokončit administraci celého projektu, resp. by bylo možné ji dokončit za cenu významných omezení realizovaných finančních toků ...... IS monitoring skutečně dle našich poznatků a kontrol zajišťuje formální kontrolu vazeb ekonomických dat v oblasti lidských zdrojů, cestovních náhrad i ostatních nákladů. Díky tomuto systému se podařilo přimět partnery projektu k dodržování definovaných metodik ...... Ve vztahu k partnerům díky tomuto systému odpadl další závažný problém, kdy tito partneři (ale i prováděná kontrola) neměli včas informace o tom, které uplatňované výdaje v rámci žádosti o platbu byly vyloučeny jako neuznatelné, ani o důvodech, které k neuznání těchto položek vedly. Podařilo se i klást větší důraz na sledování dodržování čerpání rozpočtů ze strany partnerů ...... Díky zavedenému systému monitoringu se podařilo managementu projektu dle našeho názoru zajistit základní požadavky na vedení účetních dokladů projektu (kompletnosti, označení a zařazení v dokladových řadách ve vazbě na jednotlivé MZ a kapitoly rozpočtu.) ...... Díky použití IS monitoring bylo možné zajistit i mnohem efektivnější provádění našich auditorských činností ...... „

Praha 17. 12. 2008